ভুল ব্যক্তিকে ইমেইল পাঠানো, জরুরি ফাইল সংযুক্ত করতে ভুলে যাওয়া কিংবা বার্তায় কোনো তথ্য ভুল থাকার বিষয়টি অনেকেরই ঘটে। ‘Send’ চাপার পর ভুলটি চোখে পড়লে স্বাভাবিকভাবেই মনে হয়—মেইলটি কি আর ফিরিয়ে নেওয়া সম্ভব? কিছু ক্ষেত্রে উত্তর হ্যাঁ, তবে হাতে থাকা সময় খুবই সীমিত।
কোন ইমেইল সেবা ব্যবহার করছেন, তার ওপর নির্ভর করে ভুল মেইল বাতিল বা ফেরত নেওয়ার পদ্ধতি আলাদা। জিমেইল ও অ্যাপল মেইলে নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে ‘Undo Send’ ব্যবহার করা যায়। আর আউটলুকে কিছু নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ হলে ‘Recall Message’ সুবিধা পাওয়া যায়।
জিমেইলে ৩০ সেকেন্ডের সুযোগ
জিমেইলে মেইল পাঠানোর পর অল্প সময়ের জন্য ‘Undo’ অপশন দেখা যায়। এতে ক্লিক করলে মেইল পাঠানো বাতিল হয়ে আবার Draft হিসেবে ফিরে আসে।
Gmail-এর সেটিংস থেকে এই সময়সীমা ৫, ১০, ২০ বা সর্বোচ্চ ৩০ সেকেন্ড নির্ধারণ করা যায়। গুরুত্বপূর্ণ মেইলের ক্ষেত্রে ৩০ সেকেন্ড রাখা ভালো।
তবে এটি আসলে পাঠানো মেইল প্রাপকের ইনবক্স থেকে ফিরিয়ে আনে না। বরং মেইলটি পাঠানোর আগে নির্দিষ্ট সময় ধরে রাখে। ওই সময়ের মধ্যে ‘Undo’ চাপলেই মেইলটি আর প্রাপকের কাছে যায় না।
আউটলুকে আছে ‘Recall’
Microsoft Outlook-এ কিছু ক্ষেত্রে পাঠানো মেইল Recall করা যায়। সাধারণত প্রেরক ও প্রাপক একই প্রতিষ্ঠানের Microsoft 365 বা Exchange ব্যবস্থায় থাকলে এই সুবিধা কাজ করতে পারে।
সমর্থিত সংস্করণে Sent Items থেকে সংশ্লিষ্ট মেইল খুলে Recall Message নির্বাচন করে মেইল ফেরত নেওয়ার চেষ্টা করা যায়। তবে সব অ্যাকাউন্ট বা পরিস্থিতিতে এই সুবিধা কাজ করে না। Outlook-এর Android ও iOS অ্যাপে পাঠানো মেইল Recall করার সুবিধাও নেই।
Apple Mail-এও ‘Undo Send’
iPhone, iPad ও Mac-এর Apple Mail-এও ‘Undo Send’ সুবিধা রয়েছে। মেইল পাঠানোর পর নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে এই অপশনে চাপলে পাঠানো বাতিল করা যায়।
ডিফল্টভাবে সময়সীমা কম থাকে, তবে সেটিংস থেকে তা পরিবর্তন করা যায়। Gmail-এর মতো এখানেও মেইলটি সাময়িকভাবে বিলম্বিত থাকে। নির্ধারিত সময়ের মধ্যে ‘Undo Send’ চাপলেই সেটি বাতিল হয়।
ভুল ফাইল বা সংবেদনশীল তথ্য পাঠালে
শুধু নিজের Sent ফোল্ডার থেকে মেইল মুছে ফেললে প্রাপকের ইনবক্স থেকে সেটি মুছে যাবে না। তাই ভুল মেইল পাঠানোর পর প্রথমেই দেখুন, ‘Undo Send’ বা ‘Recall’ করার সুযোগ আছে কি না।
সুযোগ শেষ হয়ে গেলে দ্রুত প্রাপকের সাথে যোগাযোগ করে মেইল বা সংযুক্ত ফাইলটি মুছে ফেলার অনুরোধ করা যেতে পারে। অফিসের গোপনীয় তথ্য চলে গেলে প্রতিষ্ঠানের আইটি বা সাইবার নিরাপত্তা বিভাগকেও জানানো উচিত।
Send চাপার আগে এই অভ্যাস করুন
ভুল মেইল পাঠানোর ঝুঁকি কমাতে আগে পুরো মেইল লিখে নিন। এরপর প্রয়োজনীয় ফাইল সংযুক্ত করে সবশেষে প্রাপকের ইমেইল ঠিকানা লিখুন। এতে লেখার সময় ভুল করে Send চাপলেও মেইল ভুল ব্যক্তির কাছে যাওয়ার আশঙ্কা কমে।
সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো, একবার মেইল সত্যিকার অর্থে প্রাপকের ইনবক্সে পৌঁছে গেলে সেটি নিজের Sent ফোল্ডার থেকে মুছে দিয়ে প্রাপকের ইনবক্স থেকেও সরানো যায় না। তাই Send চাপার আগে প্রাপকের ঠিকানা, বক্তব্য ও সংযুক্ত ফাইল একবার ভালোভাবে যাচাই করাই সবচেয়ে নিরাপদ।