মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী ও উপমন্ত্রীরা সরকারি কাজে দেশে-বিদেশে ভ্রমণের ক্ষেত্রে ভ্রমণ বিল ও অগ্রিম অর্থ বরাদ্দ নিয়ে নতুন নির্দেশনা জারি করেছে সরকার। নতুন নিয়মে প্রয়োজনীয় কাগজপত্র ও যথাযথ প্রমাণপত্র ছাড়া ভ্রমণ বিলের অর্থ ছাড় করা যাবে না।
মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ গত ৩ সেপ্টেম্বর এ বিষয়ে একটি পরিপত্র জারি করেছে।
পরিপত্রে বলা হয়েছে, সরকারি কাজে মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী ও উপমন্ত্রীরা দেশের অভ্যন্তরে এবং বিদেশে সফর করে থাকেন। এসব সফরের ব্যয় মেটাতে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের মন্ত্রিগণ বিষয়ক ইউনিট থেকে প্রয়োজনীয় অর্থ বরাদ্দ দেওয়া হয়। সফরের আগে অগ্রিম অর্থ বরাদ্দ কিংবা সফর শেষে প্রকৃত ব্যয় পরিশোধের জন্য সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগ থেকে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগে বিল পাঠানো হয়।
তবে প্রয়োজনীয় কাগজপত্র যথাযথভাবে জমা না দেওয়ায় অনেক সময় বিল পরিশোধে জটিলতা তৈরি হয়। আর্থিক শৃঙ্খলা নিশ্চিত করা এবং এ ধরনের জটিলতা কমাতেই নতুন নির্দেশনা দেওয়া হয়েছে।
নতুন নির্দেশনা অনুযায়ী, সংশ্লিষ্ট মন্ত্রী বা প্রতিমন্ত্রীর স্বাক্ষর ও সিলযুক্ত বিলের সঙ্গে নির্দিষ্ট কিছু প্রমাণপত্র জমা দিতে হবে। এর মধ্যে রয়েছে-
- বিদেশ সফরের ক্ষেত্রে সরকারপ্রধান অনুমোদিত সারসংক্ষেপের কপি
- সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগ থেকে জারি করা অফিস আদেশের কপি
- যাতায়াত ব্যয়ের ক্ষেত্রে ভাড়ার প্রকৃত পরিমাণ উল্লেখ থাকা টিকিট
- আকাশপথে ভ্রমণের ক্ষেত্রে টিকিটের সঙ্গে বোর্ডিং পাস
- অনুমোদিত ভ্রমণ বিবরণী ও ভ্রমণসূচি
- আবাসিক হোটেলের প্রকৃত পরিশোধিত বিলের মূল কপি বা প্রমাণক
- বৈদেশিক মুদ্রায় ব্যয় হলে টাকার সঙ্গে বিনিময় হারের বিবরণী
- অন্যান্য আনুষঙ্গিক ব্যয়ের ভাউচার বা প্রমাণপত্র ও
- সফরের মেয়াদ বাড়ালে লাগবে নতুন অনুমোদন
অনুমোদিত সময়ের বাইরে সফরের মেয়াদ বাড়ানো হলে নতুন অনুমোদন নিতে হবে। পরিপত্রে বলা হয়েছে, সরকারপ্রধান অনুমোদিত সারসংক্ষেপে উল্লেখিত সময়ের চেয়ে বেশি সময় সফর করলে অতিরিক্ত সময়ের জন্য পুনরায় অনুমোদন প্রয়োজন হবে।
অগ্রিম অর্থ বরাদ্দের ক্ষেত্রে অর্থ বিভাগের সর্বশেষ নির্দেশনা অনুসরণ করতে হবে। সফরের জন্য অগ্রিম অর্থ নেওয়ার পর সফর শেষ হওয়ার এক মাসের মধ্যে সমন্বয় বিল জমা দিতে হবে।
কোনো মন্ত্রী বা প্রতিমন্ত্রীর আগের সফরের অগ্রিম অর্থ নির্ধারিত সময়ে সমন্বয় করা না হলে পরবর্তী সফরের জন্য নতুন করে অর্থ বরাদ্দ দেওয়া হবে না।
এ ছাড়া বিল প্রক্রিয়া ও অর্থ ছাড়ের কাজ সহজ করতে পর্যাপ্ত সময় হাতে রেখে বিল জমা দেওয়ার নির্দেশ দেওয়া হয়েছে।
নির্দেশনা অনুযায়ী, বিল দাখিলের সময় মূল কপিসহ মোট তিন সেট বিল জমা দিতে হবে। এর সব ফটোকপি যথাযথভাবে সত্যায়িত হতে হবে।
মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ জানিয়েছে, যথাযথ কর্তৃপক্ষের অনুমোদনক্রমে নতুন পরিপত্রটি জারি করা হয়েছে। এর মাধ্যমে গত বছরের ৪ মে জারি করা পরিপত্রটি প্রতিস্থাপিত হবে। নতুন নির্দেশনাটি অবিলম্বে কার্যকর হবে।