কর্মক্ষেত্রে সহকর্মীদের সাথে দ্রুত যোগাযোগের অন্যতম মাধ্যম হয়ে উঠেছে হোয়াটসঅ্যাপ, মেসেঞ্জারসহ বিভিন্ন অনলাইন গ্রুপ। কাজের নির্দেশনা দেওয়া, গুরুত্বপূর্ণ তথ্য আদান-প্রদান কিংবা জরুরি সিদ্ধান্ত জানাতে এসব গ্রুপের ব্যবহার দিন দিন বাড়ছে। তবে সামান্য অসতর্কতায় অফিসের গ্রুপ চ্যাটে এমন কিছু ভুল হয়ে যেতে পারে, যা সহকর্মীদের সাথে সম্পর্কের অবনতি ঘটানোর পাশাপাশি পেশাগত ভাবমূর্তিতেও নেতিবাচক প্রভাব ফেলতে পারে।
সরাসরি কথাবার্তায় একজন মানুষের কণ্ঠস্বর, মুখের অভিব্যক্তি কিংবা আচরণ দেখে অনেক কিছু বোঝা যায়। কিন্তু অনলাইন চ্যাটে সেই সুযোগ থাকে না। ফলে সাধারণ একটি মন্তব্যও অন্যের কাছে ভিন্ন অর্থ বহন করতে পারে। তাই অফিসের গ্রুপে মেসেজ পাঠানোর ক্ষেত্রে কিছু নিয়ম মেনে চলা জরুরি।
পুরো মেসেজ না পড়ে উত্তর দেওয়া
অফিসের গ্রুপে কোনো নির্দেশনা বা প্রশ্ন আসার সাথে সাথেই অনেকের ‘ওকে’, ‘ডান’ কিংবা থাম্বস আপ ইমোজি পাঠানোর অভ্যাস রয়েছে। অথচ পুরো মেসেজটি না পড়লে ভুল বোঝার আশঙ্কা থাকে। বিশেষ করে দায়িত্ব বণ্টন বা কাজের সময়সীমা নির্ধারণের ক্ষেত্রে অস্পষ্ট উত্তর বিভ্রান্তি তৈরি করতে পারে।
তাই কোনো নির্দেশনা পাওয়ার পর আগে সেটি ভালোভাবে পড়ুন। এরপর নিজের দায়িত্ব ও কাজের সময়সীমা উল্লেখ করে উত্তর দিন। যেমন, ‘প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করে দুপুরের মধ্যে পাঠিয়ে দেব।’ এ ধরনের উত্তর সহকর্মীদের কাছে আপনার অবস্থান পরিষ্কার করবে।
উত্তেজিত হয়ে প্রতিক্রিয়া জানানো
কাজের ভুল নিয়ে সমালোচনা কিংবা সহকর্মীর কোনো মন্তব্যে বিরক্ত হওয়া অস্বাভাবিক নয়। তবে সেই বিরক্তি প্রকাশ করতে গিয়ে গ্রুপে তর্কে জড়িয়ে পড়া পেশাদার আচরণ নয়।বিশেষ করে রাগের মুহূর্তে পাঠানো মেসেজে অনিচ্ছাকৃতভাবে আক্রমণাত্মক শব্দ বা অসম্মানজনক মন্তব্য চলে আসতে পারে। এতে পরিস্থিতি আরও জটিল হওয়ার আশঙ্কা থাকে।
এ ধরনের পরিস্থিতিতে তাৎক্ষণিক প্রতিক্রিয়া না জানিয়ে কিছুটা সময় নেওয়া ভালো। উত্তর দেওয়ার আগে নিজের লেখা আরেকবার পড়ে দেখুন। বিষয়টি ব্যক্তিগত বা সংবেদনশীল হলে গ্রুপে আলোচনা না বাড়িয়ে সংশ্লিষ্ট ব্যক্তির সাথে সরাসরি কথা বলুন।
অপ্রয়োজনীয় মেসেজে গ্রুপ ভরিয়ে ফেলা
অফিসের গ্রুপে গুরুত্বপূর্ণ কোনো তথ্য জানানোর পর অনেকেই আলাদাভাবে ধন্যবাদ, ওকে কিংবা নোটেড লিখে উত্তর দেন। এতে অল্প সময়ের মধ্যে অসংখ্য মেসেজ জমা হয়। ফলে প্রয়োজনীয় নির্দেশনা অন্য মেসেজের ভিড়ে হারিয়ে যেতে পারে।
সব মেসেজে আলাদাভাবে উত্তর দেওয়ার প্রয়োজন নেই। সাধারণ তথ্যের ক্ষেত্রে একটি উপযুক্ত রিঅ্যাকশনই যথেষ্ট হতে পারে। তবে কোনো কাজের দায়িত্ব গ্রহণ, সিদ্ধান্ত নিশ্চিত করা কিংবা জরুরি নির্দেশনার ক্ষেত্রে স্পষ্ট উত্তর দেওয়া উচিত। এক্ষেত্রে প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব যোগাযোগনীতি অনুসরণ করাই ভালো।
ভুল গ্রুপে ব্যক্তিগত বা গোপন তথ্য পাঠানো
একই প্রতিষ্ঠানে একাধিক অনলাইন গ্রুপ থাকা স্বাভাবিক। কোনোটি বিভাগের কাজের জন্য, কোনোটি নির্দিষ্ট প্রকল্পের জন্য, আবার কোনোটি সহকর্মীদের সাধারণ যোগাযোগের জন্য ব্যবহৃত হয়।
তাড়াহুড়ো করে মেসেজ পাঠানোর সময় ভুল গ্রুপ নির্বাচন করলে বিব্রতকর পরিস্থিতি তৈরি হতে পারে। বিশেষ করে ব্যক্তিগত কথোপকথন, প্রতিষ্ঠানের গোপন তথ্য কিংবা গুরুত্বপূর্ণ নথি ভুল জায়গায় পাঠানো বড় ধরনের সমস্যার কারণ হতে পারে।
তাই মেসেজ বা ফাইল পাঠানোর আগে গ্রুপের নাম ও প্রাপকদের পরিচয় নিশ্চিত করুন। ভুলবশত সংবেদনশীল কিছু পাঠিয়ে ফেললে দ্রুত প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা নিন এবং পরিস্থিতি অনুযায়ী সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষকে জানান।
অতিরিক্ত ইমোজি ও অনুপযুক্ত রসিকতা
বন্ধুদের সাথে অনলাইন আড্ডায় যেসব ইমোজি, স্টিকার কিংবা মজার মন্তব্য স্বাভাবিক, অফিসের গ্রুপে সেগুলো সব সময় গ্রহণযোগ্য নাও হতে পারে। বিশেষ করে সহকর্মীর ভুল, ব্যক্তিগত জীবন বা কাজের দক্ষতা নিয়ে হাসিঠাট্টা করলে সম্পর্কের অবনতি ঘটতে পারে।
আবার ব্যঙ্গাত্মক ইমোজি বা অস্পষ্ট মন্তব্য অনেক সময় ভুল অর্থ প্রকাশ করে। তাই কর্মক্ষেত্রের যোগাযোগে পরিমিত ও শালীন ভাষা ব্যবহার করা ভালো।তবে পেশাদার আচরণের অর্থ সব সময় কঠোর বা গম্ভীর থাকা নয়। সহকর্মীদের সঙ্গে বন্ধুত্বপূর্ণ সম্পর্ক বজায় রেখেও কথাবার্তায় সৌজন্য ও পারস্পরিক সম্মান নিশ্চিত করা সম্ভব।
মেসেজ পাঠানোর সময়ও গুরুত্বপূর্ণ
অফিসের গ্রুপে যোগাযোগের ক্ষেত্রে সময়ের বিষয়টিও বিবেচনায় রাখা প্রয়োজন। জরুরি কাজ ছাড়া গভীর রাত কিংবা ছুটির দিনে বারবার মেসেজ পাঠানো সহকর্মীদের ব্যক্তিগত সময়ে বিঘ্ন ঘটাতে পারে।তাই কাজের ধরন ও প্রতিষ্ঠানের নিয়ম অনুযায়ী উপযুক্ত সময়ে যোগাযোগ করুন। জরুরি নয় এমন তথ্য পরবর্তী কর্মদিবসে জানানো যেতে পারে।
অফিসের গ্রুপ চ্যাট মূলত কাজ সহজ করা এবং পারস্পরিক সমন্বয় বাড়ানোর একটি মাধ্যম। এটি কার্যকর রাখতে প্রয়োজন সচেতনতা, দায়িত্বশীলতা ও পরস্পরের প্রতি শ্রদ্ধাশীল আচরণ। মেসেজ পাঠানোর আগে সামান্য সতর্কতা অনেক অনাকাঙ্ক্ষিত পরিস্থিতি এড়াতে সাহায্য করতে পারে।